REFORME EN COURS

Depuis plusieurs siècles, seul l'écrit (sur support papier) et la signature sur le document lui-même, sont reconnus comme moyen de preuve (sauf quelques exceptions).
Cela devrait changer très prochainement, avec la prise en compte du phénomène informatique et internet.
Le Code civil vient d'être modifié en ce sens :
-l'article 1316, qui reconnaît le support électronique comme mode de preuve,
-l'article 1322 sur la "signature électronique",
-et l'article 1317, qui autorise l'acte authentique (reçu généralement par un notaire) sous la forme électronique.
Ces textes ne sont pas encore applicables. Des décrets d'application sont en discussion pour la preuve et la signature électronique, dont l'entrée en vigueur devrait intervenir dans les prochains mois.
L'acte authentique électronique risque de devoir attendre un peu plus. L'article 1317 a peut-être même anticipé les besoins (mais ne nous en plaignons pas non plus).
Plutôt que d'attendre la parution des textes, il n'est pas interdit d'y réfléchir, et peut-être même "grandeur nature".

ACTE DEMATERIALISE

Avec l'apparition de ces nouveaux modes de preuve ou d'établissement des actes, on parle couramment de "dématérialisation" : le support écrit auquel nous étions habitués, était visible et palpable, et les données qui y figuraient, immédiatement utilisables et compréhensibles par un humain. Par opposition, le fichier informatique, reconnu comme nouveau support, n'est ni visible (à part quelques sillons sur un CD), ni palpable (seul le support l'est), et les données qui y sont stockées, ne sont pas exploitables par un humain sans une machine pour les décoder.
L'acte dématérialisé est donc l'acte dont il n'est conservé trace que dans une mémoire (d'ordinateur), sur un support autre que le papier, avec un mélange incompréhensible de caractères alphabétiques et numériques qui composent notre alphabet traditionnel avec d'autres signes bizarres, et sous des formes généralement compressées ou codées.

DIFFICULTES A RESOUDRE

Tous les notaires utilisent l'informatique pour concevoir et éditer leurs actes sur support papier, sous la forme que nous connaissons.
L'acte électronique présente donc (en théorie) de nombreux avantages :
-plus besoin de les éditer sur papier,
-inutile de faire déplacer tous les clients au même endroit au même moment,
-gain de temps pour l'exécution des formalités avec les différentes admistrations (mais cela suppose une modification totale des procédures actuelles, ce qui n'est sans doute pas pour demain),
-gain de place pour l'archivage, qui est souvent un gros problème,
-facilité de retrouver instantanément (?) un acte ou un document.
Nos actes comportent souvent des annexes (certificat d'urbanisme, procurations, plans), dont il n'y aurait plus besoin : il suffirait de les scanner et de les rattacher à l'acte par un hyper lien.
Tout semble donc pour le mieux, et on pourrait à priori souhaiter une entrée en vigueur rapide de l'acte authentique électronique. Mais il existe de nombreuses difficultés à résoudre :
-la signature sera t'elle recueillie manuellement, puis scannée (sur un registre, par exemple, car je ne vois pas l'intérêt d'éditer l'acte pour recueillir les signatures et scanner l'ensemble ensuite), sera t'elle recueillie sur une table graphique, ou par un autre moyen (j'exclus une signature par carte électronique, type carte de crédit, car je ne vois pas comment on pourrait obliger chaque citoyen à détenir une telle carte -à moins d'utiliser la carte VITALE?-).
-sous quelle forme et sur quel support seront assurés le stockage (disque dur, CDRom, ou tout autre support assurant une fiabilité sur une très longue durée), et la conservation. N'oublions pas que l'écrit se conserve plusieurs générations (le parchemin de fond de page en est l'exemple).
En admettant que le support se conserve longtemps, rien ne garantit que le fichier informatique lui-même ne se dégradera pas (les supports magnétiques ne résistent pas au temps). Ensuite, à la vitesse où va l'informatique, les systèmes de stockage (disque dur, CD Rom, disques optiques) que nous utilisons actuellement, n'existeront sans doute plus, remplacés par d'autres systèmes totalement inconnus actuellement, les formats dans lesquels nous stockons aujourd'hui seront certainement oubliés depuis longtemps. Rien ne garantit donc que nous pourrons relire et exploiter, ou simplement, récupérer ces données. Il semble donc indispensable d'obliger la conversion des données déjà stockées, au fur et à mesure de l'apparition de nouvelles technologies, sous peine qu'elles deviennent vite inutilisables. Ne perdons pas de vue qu'il y a à peine 20 ans, notre PC, devenu si familier, n'existait pas.
-où et par qui seront assurés la garde et la conservation. Actuellement, les actes sont conservés dans l'étude du notaire qui les a reçus, pendant 125 ans, avant d'être déposés aux archives départementales. L'idée de stocker chez chaque notaire peut se révéler extrèmement dangereuse : une erreur de manipulation, une panne, une sauvegarde mal réalisée, et adieu à de nombreux actes... La seule solution raisonnable serait donc l'archivage dans un (ou plusieurs) centre spécialisé (style fichier de dispositions de dernières volontés géré par les notaires), en mémoire d'un ou plusieurs ordinateurs, et pendant une très longue durée, par exemple 125 années. Mais cette informatique centralisée donne le frisson, rien que d'y penser, avec tous les risques d'intrusion, de destruction ou autres. Et puis, ce seront des millions, des milliards d'informations qui seront stockées. Jusqu'où, jusqu'à quand?
-comment sera assurée la coexistence entre les actes classiques et ceux dématérialisés. Actuellement, tous les actes notariés sont rédigés sur support papier, dans un seul et même format : le stockage physique est assuré de manière chronologique. A l'avenir, les actes dématérialisés n'y figureront plus, et il semblerait absurde de devoir en conserver une copie (même sur support informatique - CD Rom par exemple). Il sera sans doute indispensable de modifier nos répertoires. La coexistence risque donc de ne pas ête forcément facile;
-enfin, et c'est sans doute le plus important, vouloir légiférer en la matière, dépasse largement notre pays. L'informatique est mondialisée, son évolution dépend uniquement des lois du marché. Il semble donc vain de tenter d'établir des règles que seule la France appliquerait. Une harmonisation, par des normes internationales, sur la conservation et le stockage à long terme des données, est indispensable. Actuellement, ce sont quelques (?) sociétés qui commandent à l'économie mondiale, ce qui peut également être inquiétant. Ceux qu'on appelle aujourd'hui des "standards", le resteront pendant encore combien d'années, de mois? Continuerons-nous à dépendre de systèmes "propriétaire", avec tous les risques que cela comporte, ou de systèmes ouverts.

ETAPES

Il semble que ces modifications sur "l'acte dématérialisé", entreront en vigueur à des dates différentes (peut-être même fort éloignées), en fonction des difficultés pour leur mise en place (et peut-être le manque d'énergie pour faire avancer l'acte authentique électronique).

1ère étape -
Preuve électronique et signature électronique

La preuve électronique concerne avant tout les actes sous signature privée. Mais elle devrait aussi faciliter la vie des notaires, par exemple pour les procurations, qui n'auront plus besoin d'être des "originaux", ce qui constituera un gain de temps. Mais il est trop tôt pour se prononcer quant à l'incidence, tant que les décrets d'application ne seront pas publiés, et la sécurité réelle que nous pourrons en attendre. En effet, il est primordial de savoir dans quelles conditions seront établis les actes et données les signatures (un tiers certificateur semble indispensable), ce qui aura par ricochet une incidence sur le succès ou non de la réforme : peu contraignant et peu sécurisé, il risque de n'apporter qu'une sécurité illusoire sur la personne de l'émetteur du document et sa signature (et même la valeur de son consentement), trop contraignant, et alors il risque de ne plus présenter beaucoup d'intérêt pratique.

2ème étape -
L'acte authentique électronique

C'est la partie qui nous intéresse principalement. Mais comme on l'a vu, et pour les raisons ci-dessus, la mise en place risque d'être assez difficile (et longue).
Il est sans doute dommage qu'une voie intermédiaire n'ait pas été explorée (mais il n'est jamais trop tard).
En effet, il était assez facile de mettre en place, et de remettre au goût du jour une vieille institution notariale, peu utilisée : la double minute. Seule une légère modification du décret sur la signature des actes notariés était nécessaire (autorisant la signature de toutes les parties, sur l'acte, ou réparties sur les 2 actes, en cas de double minute). Cela pouvait constituer un démarrage de la signature électronique dans la profession, et rendre service à nos clients.
Mais ne désespérons pas, il est plus facile de modifier un décret qu'une loi, et peut-être que quelqu'un trouvera l'idée intéressante, et l'attente de la réforme sur l'acte authentique électronique un peu longue.

SECURITE - TRANSMISSION DES DONNEES

C'est un problème très important, que je ne développerai pas ici, car constituant un sujet à lui seul.
A mon avis, les problèmes de sécurité se posent à plusieurs niveaux :
-à l'intérieur des études ou dans les centres d'archivage, mais ils peuvent être réglés assez efficacement,
-et surtout, lors de la transmission des données via Internet. C'est le maillon faible. Les notaires disposent d'un réseau Intranet sécurisé, mais la transmission avec nos clients ou partenaires (administrations, banques...), sera sans doute plus difficile à sécuriser, sauf à utiliser des solutions de cryptage.
Mais toutes les solutions ont leurs limites, et je doute qu'il en existe d'infaillibles. Pour autant, il ne faut pas céder à la panique. Ce sont des quantités considérables d'information qui circulent. Et à la poste, le courrier classique non plus n'est pas sécurisé. Quant aux risques de violation du secret professionnel, relativisons également : n'importe qui peut obtenir une copie de n'importe quel acte soumis à publicité foncière, en s'adressant (moyennant finance), aux services de l'administration...
Les risques les plus grands proviendront sans doute d'erreur de manipulation, d'utilisation ou de destinataire...
Envoyer un projet d'acte crypté à un client risque de ne pas être très pratique. Peut-être préfèrera-t'il une transmission "non sécurisée".
Tout ceci ne devrait pas nuire à la mise en place de l'acte dématérialisé, qu'il soit simplement interactif, ou "authentique électronique".