Avec la généralisation de l'informatique, l'ère du zéro papier nous avait été annoncée (mais y arriverons-nous un jour, et est-ce souhaitable ?).
Au contraire, si l'on y regarde de plus près, l'informatique a aggravé la situation, tout se complique à l'infini, dans tous les domaines.
Nous-mêmes avons totalement baissé les bras, et subissons passivement les multiples législations, notamment celles censées protéger le consommateur, et les "bibles" qui nous sont proposées par nos sociétés de services, auxquelles plus personne n'ose toucher, au risque de faire s'écrouler l'édifice.
Pire, l'habitude a été prise d'empiler des clauses, et de rapporter intégralement des textes législatifs, ainsi que les pièces annexées (comme s'il était indispensable de faire l'un ET l'autre), sous prétexte de notre sacro sainte peur d'une "action en responsabilité".
Résultat : nos actes se rallongent de manière demesurée et incontrôlée. On pourrait être tenté de penser que ce n'est pas bien grave, nos imprimantes étant de de plus en plus performantes, et "crachant du papier", beaucoup plus vite qu'on ne le lit.
Mais, outre le fait que cela constitue un grand gachis d'encre et de papier (combien en jetons nous ou gaspillons-nous inutilement?), cet excès de clauses peut engendrer des contradcitions ou des invraisemblances dans nos actes (qui les contrôle encore?), ce qui peut parfaitement un jour se retourner contre nous, et nous amener à une action en responsabilité, que justement, nous souhaitions éviter. A trop vouloir en faire, on risque le résultat contraire.
Ajoutons à cela des quantités invraisemblables d'annexes dues à nos fameux diagniostics protecteurs du consommateur, et nos archives, avec lesquelles nous avions déjà beaucoup de problèmes, ne vont pas tarder à imploser.
Regardons également nos conditions de stockage, rarement optimales, même pour des documents importants : qui n'a jamais utilisé de fonds de couloirs, des greniers (au risque de la sécurité), ou des endroits plus ou moins humides ou renfermés (avec les risques de dégradation que cela comporte).
La solution d'un nouveau système d'archivage se pose donc (souvent de manière cruciale), pour chacun de nous.
Et c'est tout naturellement à l'informatique, et ses immenses possibilités, que l'on peut faire appel, dans le cadre de ce que l'on appelle couramment "l'archivage électronique".
B E S O I N S
Stockage
L'archivage c'est d'abord le stockage des documents.
Dans nos études, c'est l'archivage des minutes (encombrantes, et pas toujours à leur place), qui sera réalisé en premier.
Il semble indispensable d'y adjoindre les annexes. Par leur quantité, et leur augmentation anarchique, elles constituent à elles seules un véritable problème. Mais sommes-nous réellement obligés de tout annexer, alors que dans la quasi totalité des cas, on procède à une analyse (et quelquefois à une recopie), dans l'acte ?. En ce qui les concerne, nous pourrions sans doute fort utilement réfléchir à un stockage séparé.
C'est également nos "petites fiches", qui sont une mine d'information, et que des générations avant nous ont constituées et tenues méticuleusement à jour (?), que l'on peut archiver (et continuer à compléter).
Enfin, il y a les dossiers, qui nous posent de gros problèmes d'archivage, par leur volume. Mais :
-nous pourrions déjà fort utilement leur faire subir une sérieuse cure d'amaigrissement avant de procéder à leur classement. Une grande partie des documents que nous conservons ne sert à rien une fois le dossier terminé. Combien d'entre nous procèdent à ce tri ?
-est-il indispensable de conserver électroniquement copie de toutes les pièces d'un dossier? Si tel est le cas, il serait peut-être plus judicieux de procéder à un archivage du courrier entrant et sortant, et éventuellement des appels téléphoniques. La gestion en sera d'ailleurs sera plus facile.
Tri / Recherche
Mais un archivage, c'est aussi la recherche et le tri de documents ou d'informations.
Et là, l'informatique peut nous être d'un précieux secours.
Qui n'a jamais "couru" après une minute ou une petite fiche, malencontreusement (ou habituellement) oubliées dans un dossier, et combien de temps perdons-nous ainsi à les rechercher (et à les reclasser?).
Imaginons la possibilité, depuis chaque poste informatique, de retrouver quasi en instantané, un relevé des actes passés par un client, la copie intégrale de ces actes, le plan en annexe, etc...
Récupération de données
Retrouver facilement un document et pouvoir le consulter, c'est bien.
Mais il est possible de faire beaucoup mieux : c'est de récupérer tout ou partie de ce document, et de l'intégrer facilement, et sans manipulations complexes, dans un autre document, soit comme fichier, soit, plus couramment, sous forme texte.
Plus besoin de retaper l'origine antérieure (mais le faisons-nous encore?), elle est déjà là.
Transmission de données
Une fois les données récupérées (et donc en mémoire de l'ordinateur dans un format numérique), rien de plus facile que de les transmettre, soit à un confrère à quelques kilomètres, ou à un client, même à l'autre bout du monde, et toujours en quelques instants, cryptées ou non.
Il pourra lui-même les consulter et les utiliser, en fonction du format de transmission.
Cela nous ouvre de nombreuses portes et possibilités également, pour les notaires nomades, avec leur ordinateur portable, et le travail à distance, susceptible d'intéresser quelques uns de nos clercs.
Allons jusqu'au bout du raisonnement : il sera très facile, en période de surchauffe, de faire appel à une équipe extérieure, de "télé-travailleurs" (en France, de préférence), qui pourront réaliser toute la phase demande de pièces, montage de l'acte et des formalités.
A T T E N T I S M E
Nombre de chambres ont demandé d'attendre, dans l'espoir d'une solution globale proposée par la profession.
Pourquoi pas. Il semble en effet plus judicieux que la profession adopte une solution commune (ou compatible), afin d'éviter que nombre d'erreurs du passé se renouvellent.
Mais il semble que les voies choisies par la profession soient tout aussi périlleuses et risquées, nul ne semblant à l'abri d'un dépôt de bilan, même porté sur les bras par nos sponsors habituels.
D'autres professions semblent avoir parfaitement réussi leur opération archivage, alors qu'il porte également sur des quantités très importantes de documents, et même à les avoir mis en ligne (archives de la Vendée, hôpitaux).
Nous sommes-nous rapprochés d'eux ?
Conclusions
Que devons-nous (ou pouvons-nous) faire, individuellement ?:
-réaliser soi-même sa propre solution d'archivage,
-choisir, chacun pour soi, une solution clé en mains,
-s'en reporter à la SSII à qui nous avons fait confiance pour l'établissement de nos actes,
-se mettre d'accord au niveau d'une chambre ou d'un conseil régional sur un système, ou un éventail de solutions,
-adopter une solution minimaliste,
-ne rien faire et attendre.
