C'est un point primordial.
Nos petites fiches sont souvent centenaires. Le système que nous mettrons en place doit lui aussi être utilisable le plus longtemps possible, et facilement "portable", afin que nos successeurs l'utilisent longtemps à leur tour.
Cette pérennité passe :
-par le support : celui-ci peut être plus ou moins vulnérable (un disque dur peut se révéler plus fragile qu'un CD); les techniques évoluent très vite, et rien ne garantit que les disques durs ou les CD et leur lecteur, existeront encore dans 20 ans, ou sous leur forme actuelle;
-par les données elles mêmes : celles-ci sont stockées sous des formats numériques; des formats nouveaux, tournés principalement vers la compression, peuvent parfaitement voir le jour, et rien ne garantit que les formats que nous utilisons actuellement, le seront encore dans 20 ans;
-par la base de données : ici également, les standards évoluent; certaines bases de données qui existaient hier, périclitent et l'on peut même envisager leur abandon (même si elles sont toujours commercialisées, y compris dans la profession); d'autres émergent, et nul ne peut prévoir quelles bases de données nous utiliserons dans 20 ans.
Il ne faut pas pour autant dramatiser la situation. Il semble seulement nécessaire de respecter quelques règles, déjà évoquées :
-format des fichiers et de la base de données, aux standards actuels,
-connaissance de la structure de la base de données, au minimum, ou mieux, accès au code source du programme;
-respect des règles de sécurité et de sauvegarde.
Il ne devrait alors pas y avoir de souci pour la pérennité de notre système d'archivage, qui pourra évoluer, et les données récupérées sans perte, au gré de l'évolution du matériel et des techniques.
Etendue de l'archivage
L'archivage, pour être intéressant, et que son intérêt en soit "palpable" immédiatement par le personnel, doit pouvoir être réalisé sur un nombre significatif d'années en arrière.
Ce sont les minutes et leurs annexes sur qui doit à priori porter l'effort (sans oublier les actes en second et les participations).
Il peut être intéressant également d'archiver les petites fiches, mais l'enjeu peut en sembler moins important si l'on procède à l'archivage de 20 années de minutes : nous aurons des informations qui se recoupent, et sur les petites fiches, et sur la base de données (et l'accès à une petite fiche ne permettra pas l'accès direct à l'acte, contrairement à la base de données).
Quant à l'utilité ou l'intérêt de l'archivage des dossiers (ou une simple meilleure gestion "papier" des dossiers), du courrier ou autre (pièces comptables par exemple), c'est à chacun qu'il appartient d'en décider.
Il n'est pas obligatoire de tout faire en une seule fois : on peut commencer par un premier ensemble de 5 ou 10 ans de minutes, puis le poursuivre à l'avenir, la base de données pouvant parfaitement être complétée par la suite, en "marche arrière".
Coût
Bien entendu, cet archivage représente un coût de mise en place, et engendrera un coût pour le compléter au fur et à mesure (il ne devrait pas y avoir de coût de maintenance à proprement parler).
Mais :
-Cet archivage devrait conduire à de substantielles économies :
par un gain de temps important en recherches ou recopie,
par la possibilité de récupération d'espace dans l'office,
par la baisse du coût de l'archivage.
-Il s'agit d'un investissement sur l'avenir; la finance des offices, compte tenu de leur bonne bonne marche générale actuelle, ne devrait pas en soufrrir,
-Il n'est pas interdit que certaines chambres fassent figurer l'archivage comme objectif à leur plan de développement, ce qui pourrait en diminuer le coût, et aurait un effet de groupe incitatif.
Faut-il attendre ?
Le temps joue contre nous; la profession tergiverse.
Les techniques et les supports existent, et sont parfaitement stabilisés et maîtrisés. Il est proposé sur le marché des solutions tout à fait satisfaisantes. Il n'existe donc actuellement aucune raison pour attendre (quoi d'ailleurs?).
On pourrait être tenté de s'en rapporter à la profession, et d'attendre une décision globale. Mais à priori, les résultats et expériences en la matière ne sont guère probants, ni même prometteurs.
Une solution semble donc devoir, en l'état actuel, être recherchée seul, au coup par coup, à moins qu'au niveau chambre ou conseil régional, il y ait des projets suffisamment avancés.
Quel système adopter ?
Plusieurs sociétés de service se partagent le marché, et ont déjà des réalisations à leur actif (ou à leur passif). Mais comment choisir l'une plutôt que l'autre ?
Le choix doit s'effectuer en fonction du résultat recherché :
-soit un système minimaliste (il est tout à fait possible de ne procéder qu'à la scannérisation, dans un premier temps, et d'aller plus loin lorsque nous le souhaiterons -ou lorsque nous y verrons plus clair-),
-soit un système complet.
Dans tous les cas, il semble nécessaire de rester réaliste : en informatique comme dans une pièce ou un sous-sol, c'est un problème de place et de classement qui va se poser. Plus il y a de documents, plus ils prendront de place, et plus difficiles ils seront à classer, à stocker et à retrouver facilement. Evitons donc les usines à gaz.
L'aspect financier mérite également un comparatif : outre les prestations fournies, le coût peut être à la page, ou à l'acte.
Le choix peut s'effectuer en fonction des références et des réalisations chez les notaires déjà équipés. Il serait d'ailleurs intéressant de les recenser et d'avoir leur point de vue, en réel. Ce sera toujours plus intéressant que la seule parole du vendeur qui vous fera face, et peut-être plus objectif.
Commentaires
L'archivage, tel qu'il se présente actuellement, est sans doute perfectible. Mais les solutions proposées sont déjà tout à fait intéressantes.
Des améliorations complémentaires ne pourront voir le jour que dans le cadre d'une démarche globale par la profession. Et elles pourront toujours s'adjoindre à l'existant, sans remettre tout en cause.
