La mise en place de votre archivage passe par plusieurs étapes.
Scannérisation
Il n'est bien entendu pas question de faire voyager les minutes à l'extérieur.
Il est possible de réaliser la scannérisation :
-sur place, l'entreprise venant dans l'office pour récupérer les minutes, les dégrafer, scannériser, réagrafer et reclasser (ce qui peut occasionner un certain "dérangement" dans l'étude, si l'on ne dispose pas de sufisamment de place),
-à l'extérieur, par remise périodique à l'entreprise choisie, de photocopies réalisées par l'étude. Ces copies peuvent facilement être réalisées en même temps que les formalités, pour les actes nouveaux,
-directement par l'office, avec télé transmission à l'entreprise (nombre de photocopieurs modernes actuels sont en réalité des scanners, et comportent cette possibilité, avec éventuellement adjonction d'une carte additionnelle modem).
Indexation
On ne retiendra pour le moment que l'indexation simple, fonctionnant sur le principe de nos petites fiches.
Celle-ci pourra être réalisée sur place, ou à l'extérieur, sans inconvénient :
-soit automatiquement, un logiciel spécialisé se chargeant de récupérer les données, et de les analyser. Mais il est à craindre que la fiabilité soit douteuse, aucun standard n'existant actuellement,
-soit manuellement, acte par acte, l'opérateur saisissant, par exemple nom et prénom usuel, date de l'acte, nature de l'acte, en suivant notre ancestrale pratique des petites fiches.
Pour les actes nouveaux, d'autres possibilités sont envisageables :
-récupération des informations directement depuis le système de traitement des actes,
-ou indexation à critères multiples (âge, profession, nature du bien). Mais là encore, aucun standard n'existe.
Support
Les fichiers image et texte résultant de la scannérisation pourront vous être fournis :
-soit sur CD, lors de chaque numérisation, ou regroupés pour une période déterminée (exemple 1 année complète par CD),
-soit directement installés sur un ordinateur dans l'office, spécialisé ou non, ou pourquoi pas, en extérieur.
En cas de fourniture sur CD, il sera toujours possible, maintenant ou plus tard, de réinjecter facilement les fichiers sur le disque dur d'un ordinateur. Mais une base de données suivie et complète semble alors irréaliste.
Mise en réseau
Outre la seule conservation sur CD, ainsi qu'on vient de le voir, les données de notre archivage peuvent être stockées sur le disque dur d'un ordinateur mono-poste, qu'il serve à d'autres tâches, ou qu'il soit spécialisé dans cette fonction (il n'y a pas besoin d'un ordinateur hyper performant, ce qui compte davantage étant la place disponible sur le disque dur, et la rapidité du disque).
Mais l'archivage "électronique" trouve tout son intérêt, lorsque l'on peut récupérer n'importe quel acte ou document, depuis n'importe quel poste de l'office.
Cela suppose donc une mise en réseau des données. Cette mise en réseau peut être réalisée :
-soit à partir de votre serveur actuel, directement sur le disque dur existant (attention aux risques de saturation), soit sur un autre disque dur installé dans le serveur (attention aux risques de conflits)
-soit sur un serveur dédié (spécialisé), qui sera connecté au reste de votre réseau.
Mais il est également parfaitement possible d'envisager un stockage externe, par exemple auprès d'une entreprise spécialisée, l'accès aux données s'effectuant alors par le biais d'Internet.
Fréquence
Nous sommes dans le cadre d'un archivage. Il ne semble pas indispensable (et difficilement réalisable), qu'il soit tenu constamment à jour (nos petites fiches le sont-elles réellement?). Une fréquence de mise à jour d'une à deux fois par an semble donc raisonnable, suivant la taille de l'office.
De plus, il semble préférable de scannériser des documents finis, avec si possible mention d'enregistrement et de publicité foncière. Cela nécessite donc un recul de quelques mois.
Sécurité / Sauvegarde
Il est nécessaire de se préoccuper de la sécurité, et des risques d'intrusion dans vos données, si vous êtes en réseau connecté sur l'extérieur. Il s'agit d'un problème général de sécurité, au même titre que votre réseau.
Si vos données sont à l'extérieur, il faudra sans doute envisager un cryptage des données pendant leur transfert.
Il faudra également envisager un système de sauvegarde : vol, dégradations, destruction, incendie ou inondation ne sont jamais à exclure complétement. Mais, les données étant rarement réactualisées, il est possible d'envisager un système faisant par exemple appel à un disque dur, contenant une copie intégrale, et disposé soit en interne, au moyen d'un tiroir extractible, soit en externe, relié à une prise USB.
Il suffit alors de récupérer ce tiroir ou ce disque externe, et de le stocker dans un autre endroit.
Sort des archives papier
L'archivage électronique est destiné à faire gagner du temps, mais aussi de la place, dont nous manquons tous.
Il n'est bien entendu pas question de détruire les minutes, mais elles peuvent parfaitement être stockées dans un autre local, avec optimisation du stockage : celui-ci peut être effectué sur des rayonnages de gande hauteur, et de larges couloirs entre chaque rangée ne sont pas indispensables.
Par contre, faut-il faire appel à des entreprises spécialisées disposant d'entrepôts? Nous demeurons malgré tout, responsables de nos archives papier et de leur sort, et il est sans doute préférable de rester "maîtres" de nos locaux d'archivage.
Si l'on choisit de numériser également les dossiers, on peut sans doute envisager une destruction. Mais faut-il tout détruire, ou conserver certains documents pendant un certain temps, ce qui nécessitera alors un tri méticuleux. L'opération n'est pas forcément économiquement rentable.
Par ailleurs, rien n'oblige semble-t'il à ce que nous assurions la conservation de nos minutes dans nos locaux, ni dans la ville où se situe l'office. Les locaux d'archivage peuvent donc parfaitement être situées en périphérie (jusqu'à quelle distance ?).
Commentaires
La fourniture sur CD ne semble pouvoir être envisagée que dans un petit office. Il faut en effet récupérer le "bon" CD, connaître le nom et le chemin du fichier.
Mais rien n'interdit de commencer comme cela, les données pouvant ensuite être transférées facilement et sans retraitement, sur le disque dur d'un ordinateur, et intégrées ensuite dans un système d'archivage plus évolué, avec constitution ou reconstituion de la base de données.
Cela peut constituer un premier pas, et peut se révéler mieux que ne rien faire.
Le choix d'un serveur extérieur peut être intéressant si les mises à jour sont rapides et effectuées au fur et à mesure (dans le cadre de données transmises par l'étude). Mais rien n'interdit de réfléchir à un éventuel archivage centralisé, organisé par la profession.
