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et l'archivage électronique

T E C H N I Q U E S

       L'archivage "électronique", tel qu'on le conçoit, recouvre en réalité plusieurs opérations.
Numérisation
       La phase première et indispensable à tout archivage électronique, est la "numérisation" des documents. Celle-ci est un peu une photocopie du document fini, avec paraphes et signatures, réalisée au moyen d'un scanner, lequel transforme le document en un fichier compréhensible par l'ordinateur.
       Ce fichier (qui ne constitue qu'une image), pourra être affiché à l'écran, au moyen d'un logiciel. Il en existe de nombreux gratuits. Imaging qui était fourni avec les versions Windows antérieures à XP s'en acquittait très bien.
       Vous pourrez feuilleter votre document, comme vous le feriez avec l'original, et l'imprimer, en totalité, ou la ou les pages qui vous intéressent.
Reconnaissance d'écriture (OCR)
       La seule numérisation ne vous permettra pas de récupérer votre document de manière compréhensible par votre traitement de texte, ni de l'exploiter, pour l'intégrer totalement ou partiellement à l'acte que vous êtes en train de préparer.
       Pour y parvenir, un logiciel de reconnaissance d'écriture (appelé OCR), est nécessaire.
       Il se contentera d'analyser tout le document "image", pour y rechercher et récupérer tout ce qui pour lui ressemble à un caractère alphabétique, et reconstituera entièrement le document, en mode texte.
       Une deuxième série de fichiers sera alors créée, immédiatement récupérable par votre logiciel de traitement de texte habituel.
       La qualité du résultat final (et la ressemblance avec l'original), dépend de plusieurs paramètres :
       -tout d'abord, de la qualité du logiciel qui sera utilisé, le taux de réussite pouvant varier de manière significative,
       -ensuite, de la qualité du document original lui-même,
       -certains éléments ne pourront pas être pris en compte (renvois ou ajouts manuels), ainsi que tout ce qui ne constitue pas du texte identifiable.
Base de données
       Pour retrouver les documents, il sera nécessaire d'associer à votre ensemble de fichiers, une base de données.
       Celle-ci peut être assimilée à nos petites fiches, mais avec l'avantage de donner accès directement au document.
       On pourrait penser que cette base de données se constitue seule, en reprenant les éléments récupérés avec le logiciel de reconnaissance d'écriture.
       Pour les archives anciennes, et compte tenu de la quantité de situations possibles, il ne semble pas qu'il existe de solution automatique fiable. La base de données est alors réalisée manuellement et par intervention humaine (ce qui n'exclut pas des contrôles de cohérence).
       Pour le futur, des solutions de constitution automatique de cette base de données sont parfaitement réalisables.
       Actuellement, il semble que seule une indexation simple soit proposée, en ne retenant que quelques éléments de base (par exemple nom, prénom, date de l'acte, nature), sans possibilité d'établissement de base de données croisées (dites relationnelles).
       Mais c'est déjà un grand plus.
Archivage couplé
avec un système de traitement d'actes
       Certaines sociétés de services peuvent proposer un système d'archivage couplé au système de rédaction d'actes.
       Les phases ci-dessus sont alors inutiles, mais :
       -cela ne fonctionne que pour l'avenir, sans récupération du passé,
       -vous n'aurez en réalité que le "projet" d'acte, sur lequel les modifications de dernière minute n'auront sans doute pas été reportées,
       -votre système vous fournit déjà sans doute à peu près les mêmes informations,
       -vous n'avez pas copie complète de l'acte signé, ni des annexes (sauf à procéder vous-même à la scannérisation - ce qui peut être fait lors des formalités),
       -que se passe-t'il lorsque vous changez de système de traitement d'actes ?
       Il est difficile dans ces conditions de parler de système complet d'archivage.

F I C H I E R S

Structure
       Ce qui caractérise l'archivage "électronique", c'est la quantité considérable de documents que l'on va stocker et accumuler.
       C'est un peu une salle d'archives gigantesque qu'il faudra gérer.
       Pour retrouver facilement l'information, les fichiers devront être parfaitement stockés et rangés. Heureusement, l'informatique s'y prête parfaitement, en permettant la création de répertoires, sous-répertoires, sous-sous-répertoires .....
       L'ensemble constitue un squelette, en forme d'arbre, appelé arborescence. Et l'on accède au fichier désiré, par ce que l'on appelle un chemin.
       Vous n'aurez pas accès direct à cette structure, car toute modification aurait des répercussions sur la base de données, avec le risque de ne plus retrouver ses fichiers.
       Mais il est tout à fait possible de retrouver un fichier précis, même sans base de données, dès l'instant où l'on connaît son nom et son chemin. Par contre, cela peut rapidement devenir ingérable : seule une base de données peut vous permettre de gérer l'ensemble de manière simple et transparente. Celle-ci se débrouillera seule et sans votre intervention, pour retrouver le "chemin" complet du fichier.
       Par ailleurs, il semble indispensable que chaque fichier corresponde à un document entier (1 minute = 1 fichier), utilisable en mode page à page.
Formats
       La réussite de l'opération passe sans doute par le choix de standards pour les formats des fichiers.
       Pour les fichiers image, le format TIF (en mode multi pages), semble le mieux adapté, et utilisable par nombre de logiciels.
       Pour les fichiers texte, le format RTF semble le plus intéressant, car il est lui aussi récupérable par quantité de logiciels. On pourrait également utiliser PDF. Mais il s'agit d'un format dit "propriétaire" : si sa lecture peut être réalisée facilement, des modifications peuvent nécessiter un logiciel spécifique.
       En ce qui concerne la base de données, le problème est plus complexe et moins visible. Le format utilisé par le logiciel n'apparaît sans doute nulle part, et devra vous être confirmé. Le problème est d'autant plus critique qu'il semblerait que des instances professionnelles en viennent encore à préconiser des bases de données payantes, et dépassées techniquement.
       L'enjeu n'est pas négligeable; votre base de données doit impérativement pouvoir être "portée" sur un autre système, et récupérée facilement.
       Les bases de données les plus appropriées semblent dBase et MySql.
Logiciels
       Vous avez très certainement déjà sur votre ordinateur, les logiciels pour traiter les fichiers numérisés, ainsi des fichiers texte. Si ce n'est pas le cas, il vous sera très facile de vous les procurer.
       La base de données sera par contre spécifique à l'entreprise à qui vous ferez appel. L'idéal serait que le code sources soit déposé, et consultable.
       Mais ce n'est pas une nécessité absolue, et on peut parfaitement se contenter d'un dépôt de la structure de cette base de données.

Commentaires
       Rien n'oblige à utiliser les 3 étapes ci-dessus :
       On pourrait parfaitement envisager de ne choisir :
       -que la numérisation (la difficulté consistera à retrouver votre document),
       -que numérisation et base de données (en vous procurant un logiciel OCR si sous souhaitez récupérer au coup par coup un fichier ou fragment de fichier au format texte).
       Par ailleurs, et dans l'absolu, un notaire ayant des connaissances moyennes en informatique, pourrait parfaitement réaliser toutes ces tâches. Il n'aurait à se procurer en plus, qu'un logiciel d'OCR, et un logiciel de base de données. On peut s'en procurer gratuitement ou à bas prix.
       Mais cette solution ne semble pas à conseiller :
       -cela nécessite malgré tout beaucoup de travail;
       -une gande rigueur est indispensable, notamment pour l'archivage des fichiers, et l'établissement de la base de données.
       Il semble donc sage et prudent de faire appel à une entreprise, ayant des réalisations à son actif.
       Par contre, rien n'oblige à ce que nous ayions tous "LE MEME" et unique logiciel "choisi" par la profession (sous réserve du respect de certains standards exposés ci-dessus - ne perpétuons pas les erreurs du passé).
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