Nous devons impérativement "reprendre la main" pour l'établissement de nos formules, et ne plus être de simples utilisateurs passifs.
L'habitude devra être reprise de ne plus laisser l'imprimante cracher du papier toute seule, et de remettre en place des contrôles des actes, avant signature.
assistance rapprochée
Peu de notaires ont la fibre informatique, et nombre de nos clercs ne sont que de simples utilisateurs, à qui les sociétés de services ont fortement recommandé de ne toucher à rien, et de n'installer aucun autre programme que le leur (sous peine de tout déstabiliser).
Si l'on veut que l'outil informatique soit mieux exploité, il est indispensable qu'une assistance soit organisée, et surtout une véritable formation à l'outil informatique et à toutes ses possibilités (et pas seulement à un logiciel spécifique), à l'échelon départemental, et pourquoi pas au sein des offices.
Systèmes intelligents
L'idée actuelle est que nos systèmes de traitement d'actes sont intelligents.
C'est loin d'être le cas, et parvenir à un système de traitement d'actes totalement intelligent et fiable à 100%, est actuellement (et sans doute pour longtemps), irréaliste. De plus, cela relègue le rôle humain totalement à l'arrière plan, ce qui n'est pas satisfaisant, et risque de démobiliser totalement nos clercs.
Par contre, un système d'aide à la décision peut parfaitement être mis sur pied, mais concurremment avec d'autres professions juridiques : nous n'avons pas le monopole du savoir, et cela représente en soi un travail considérable.
Le système de traitement des actes doit rester indépendant, et laisser une plus large place au clerc et à son rôle de rédacteur, sans l'enfermer dans un carcan dont il lui est impossible de sortir.
Sans doute même serait-il souhaitable de sortir du système actuel de fichiers, dont l'acte ne constitue qu'un assemblage "presse-bouton", et n'est qu'un sous produit parmi d'autres, pour en revenir à l'acte, clé de voûte du système.
Rôle du notaire
Un point, bien qu'il ne semble pas avoir sa place ici, est le rôle du notaire au milieu de tout cet univers.
Ce ne doit pas être un chef d'entreprise, soucieux uniquement de productivité et de rentabilité, mais aussi et avant tout, désireux d'expliquer, et surtout, d'écrire le droit de la manière la plus claire possible.
Nous ne sommes pas là pour noircir du papier, et empiler des clauses plus ou moins absconses ou pour ne rien dire, mais pour établir un document de synthèse (l'acte), où l'intérêt du client (financier et intellectuel), doit prédominer.
Mnémosyne
L'idée de réaliser Mnémosyne est alléchante en soi. Une seule société de services qui ferait tout ....
Mais :
-il semble que l'on ait voulu privilégier la "sortie de produits", au détriment de la recherche et de la réflexion, et à l'établissement de standards pour le long terme,
-à ce jour, il a été procédé par rachat de systèmes déjà existants (rédaction d'actes, taxe, et comptabilité -non notariale-), à priori non compatibles entre eux,
-il y a lieu d'être très inquiet sur les échanges de données entre ces différents systèmes, dont certains reposent sur des bases de données dépassées (et payantes),
-tout cela ne semble procéder à aucun projet d'ensemble cohérent, mais plutôt à un assemblage disparate,
-ces programmes, ainsi que la maintenance, seront payants, à des niveaux voisins des autres sociétés de services,
-comment va être utilisée la dot pharaonique dont a été pourvue Mnémosyne,
-pourquoi abandonner nos sociétés de service, et faire un grand saut dans l'inconnu, en faisant une confiance aveugle à un nouvel arrivant,
-les opérations de transfert étant extrèmement lourdes, comment sont envisagées les récupérations de l'existant,
-faute de volonté de standardisation, ce sont de nouveaux types de fichiers ou de données qui vont apparaître, et s'ajouter aux autres.
cahier des charges - recommandations
Le rôle de la profession devrait consister uniquement en l'établissement de normes à respecter, la définition de conventions, et l'établissement de cahiers des charges.
La vision doit se faire à long terme, en s'appuyant sur des normes standard existantes, mais en essayant d'anticiper l'évolution de la profession et des besoins du public sur plusieurs dizaines d'années.
XML et MySql semblent les instruments à privilégier. Mais ce ne sont que les supports.
Tout le reste est à mettre en place, dans un esprit GLOBAL, et non pas au coup par coup, chaque programme devant être pensé comme un module d'un plus grand ensemble, destiné à parvenir à ce que l'on peut réellement qualifier de gestion intégrée d'un office notarial, tant au niveau interne, qu'en considération de toutes ses relations avec l'extérieur, et de la conservation et l'archivage à long terme des documents.
Intranet - Internet - Réal - tiers certificateur
Parallèlement, il serait également souhaitable de redéfinir notre politique "nouveaux moyens de communication".
Internet style institutionnel correspond-il aux besoins et aux attentes du public? N'est-il pas trop complexe pour le grand public (mais il y a sosnotaires.com).
Nous sommes absents des forums de discussion.
Notre Intranet est l'anti exemple : informations en fouillis, et pas toujours de première fraicheur (jusqu'à plusieurs mois de retard), infos défilantes dans une mini fenêtre etqu'il faut saisir au vol, liens internes qui ne fonctionnent pas. Et il est quelquefois plus rapide de passer par les pages jaunes de l'annuaire pour trouver le nom d'un notaire. Qui l'utilise ?
Quant à la messagerie notaires.fr, que font les responsables de notre Intranet pour nous débarrasser de toute urgence de tous ces virus, fichiers retournés et autres difficultés ? Faut-il que nous changions de fournisseur d'accès, et en choisir un plus fiable?
Pour ce qui est de Réal, espérons qu'il trouvera son utilité dans l'acte dématérialisé, lorsque nous y arriverons (mais dans combien de temps). Il aurait pu jouer un rôle important dans la mise en place du tiers certificateur. Mais la partie est sans doute déjà perdue : qui, dans la profession, s'y intéresse ?
Développements ultérieurs
Lorsque nous pensons programmes destinés à la profession, nous raisonnons comptabilité et traitement des actes, qui nous sont familiers, et éventuellement négociation.
Mais il ne faudrait pas oublier, à court terme, échanges de données via Internet, entre notaires et tous les services administratifs (sécurisés), archivage électronique et indexation des documents, avec établissement de bases de données, et tendre vers une "gestion" complète de l'office.
Parmi les développements ultérieurs, il faudra réfléchir à de nouveaux moyens de travail (internet mobile, palms, messagerie, sms, synthèse et reconnaissance vocale). Imaginons un logiciel d'aide à la décision : il sera beaucoup plus facile, rapide et agréable, de dialoguer avec l'ordinateur, par le biais de la reconnaissance vocale, que par le classique question-réponse tapé au clavier.
Autres programmes
N'oublions-pas, et ne laissons pas de côté, la multitude de programmes grand public, souvent méconnus, qui existent. Inutile de réinventer ce qui existe et qui fonctionne bien.
Parmi ces programmes, citons (mais la liste est loin d'être exhaustive) :
gratuits : OpenOffice.org pour sa suite bureautique extrèmement complète, Stinger pour la recherche des virus, Thunderbird pour la messagerie, Ad-Aware, Reg Seeker, RegCleaner, etc..., pour le nettoyage de votre ordinateur, beaucoup mieux que ne saurait le faire Windows;
quelques dizaines d'euros : XnView et XnPhoto, pour la photographie.
Par évidence, nos sociétés de service ne vont pas nous distriber des programmes gratuits. Alors, n'est-ce pas à la profession d'en faire les essais, et de nous les signaler, ou est-ce à chacun de se débrouiller ?
XML
XML, dont nous avons déjà parlé, est une norme de format d'échange de données, visant à permettre de rendre compatibles par ce moyen, tous les systèmes et matériels. Sa particularité réside dans le fait que les données sont écrites en langage clair, lisible par n'importe quel traitement de texte (les instructions de traitement sont constituées par des balises de début et de fin).
Les données peuvent être écrites directement en XML, à partir de n'importe quel traitement de texte (mais c'est alors un système lourd, toutes les balises apparaissant en clair), ou converties dans ce format, avec certains logiciels (dont OpenOffice.org). Il est tout à fait possible de créer soi-même son propre langage de balises, et d'effectuer tous traitements, en l'associant à une déclaration de type de documents (DTD), existante et publique, ou créée par vous-même. C'est là une de ses particularités extraordinaires.
L'édition, ou la diffusion des données, lorsque c'est le but recherché, s'effectue au moyen de feuilles de style (XSL), là aussi existantes et publiques, ou créées par vous-même, qui permettront une sortie, soit sur le web, soit sous forme de fichier PDF ou RTF, ou sous toute autre forme, existante ou à inventer (vocale...)
L'échange et le traitement de données s'effectuent également à partir de XML, par le biais de fichiers de conversion, ce qui rend toutes les données compatibles, quelle que soit leur provenance.
En réalité, ce n'est donc pas un, mais plusieurs fichiers qui sont associés pour constituer le document final. Le ou les fichiers DTD ou XSL peuvent se trouver, soit sur votre ordinateur ou votre réseau, soit sur le web, et bien entendu, peuvent être associés ou non à tout ou partie de vos fichiers XML.
OpenOffice.Org utilise ce système, avec une particularité bien pratique : les fichiers sont compressés et regroupés en un seul, qu'il suffit de décompresser si l'on souhaite les utiliser séparément (ce qui n'est pas nécessaire pour un usage courant).
Pour clarifier et schématiser, il y a d'une part, le document lui-même, qui constitue le coeur, récupérable en clair et avec n'importe quel système. Tout le reste ne constitue que de l'habillage, en vue de l'édition, de l'échange ou du traitement des données entre différents systèmes, qui, sans XML, seraient incompatibles entre eux.
Open Source
Pourquoi utilisons-nous presque exclusivement des logiciels fort coûteux, et qu'il faut régulièrement "mettre à niveau" (moyennant finances) : est-ce parce qu'ils sont les meilleurs, ou est-ce simplement parce qu'ils représentent un certain standard de fait, et une tranquillité pour nos sociétés de service.
Mais sont-ils réellement si incontournables que celà, alors qu'il existe aussi bien (sinon mieux), et gratuit ?
Ayons également présent à l'esprit que certains fournisseurs de ces logiciels, par leur puissance, empêchent, ou suppriment, de fait, toute concurrence, ce qui présente un risque non négligeable pour l'évolution de l'informatique en général.
Heureusement, au milieu de cela, des passionnés d'informatique ont commencé à mettre leurs connaissances à la disposition de tous, gratuitement. Chacun apporte sa pierre, souvent de manière anonyme, et l'édifice se construit.
C'est ainsi qu'ont notamment vu le jour Linux, un système d'exploitation, OpenOffice.org, une suite bureautique, les projets XML (lesquels n'ont fait l'objet à l'origine, que de la publication de standards), et quantité d'autres logiciels.
Un projet OpenSource est-il inconcevable dans la profession notariale ? Il doit bien se trouver quelques dizaines de notaires susceptibles d'y apporter leur contribution, sans compter nombre d'internautes passionnés, en dehors de la profession, qui n'hésiteraient pas à donner un coup de main.
C'est le côté extraordinaire d'Internet : on y trouve tout; si vous butez sur une difficulté, c'est bien rare si vous ne trouvez pas la réponse ou un internaute prêt à vous donner un coup de main.
Gâchis
Voilà de nombreuses années que des sociétés de services développent des programmes plus ou moins complets ou ambitieux pour la profession, sans aucune norme, en fonction des besoins qu'elles ressentent.
Certaines n'ont pas survécu. Toutes ne pourront pas survivre, à moins de développer également pour la concurrence....
C'est un véritable gâchis d'énergie et de matière grise, laquelle aurait été beaucoup mieux employée à développer en commun, autour de normes prédéfinies.
Retour sur acte
Il ne faudrait pas rendre l'informatique et nos sociétés de services responsables de tous nos maux, mais surtout, se poser les questions : pourquoi en sommes-nous arrivés-là, et qui est reponsable ?
Pour reprendre l'exemple de nos actes, nous sommes à la confrontation de 3 mondes différents :
-le juriste, avec sa logique, ses clauses multiples et alambiquées,
-l'informaticien, au coeur d'un monde en perpétuelle mouvance, et quelquefois plus soucieux de se faire plaisir, que de faire simple,
-et le notaire qui en veut toujours plus dans sa bible, chacun demandant à rajouter "sa" petite clause, ou la dernière nouveauté.
C'est donc un peu insoluble en l'état, à moins de reprendre le travail complètement à la base : éditons différents types d'actes, avec les différents logiciels que nous utilisons, disséquons-les, et procédons à une méticuleuse étude de texte.
Commençons par supprimer toutes les clauses inutiles et les redites (il y en a beaucoup), retirer de la 1ère partie ce qui n'a rien à y faire, et surtout repenser totalement le "squelette" de nos actes, et la hiérarchie des clauses.
Abandonnons pour une fois le replâtrage, comme nous le faisons depuis des décennies, et faisons preuve de courage et de modernité : "repensons" totalement nos formules, avec pour objectif premier, une sérieuse cure d'amaigrissement.
Conclusions
Mnémosyne a été décidé sans que les notaires de base soient concertés, alors qu'ils sont les premiers intéressés. Seraient-ils à ce point ignorants, que leur avis ne mérite pas d'être sollicité. Cela aurait pour le moins mérité un grand projet des notaires de France.
Le risque est grand que Mnémosyne éloigne de nous une standardisation indispensable, et n'ajoute à la confusion, sans apporter autre chose qu'une société de services supplémentaire.
Espérons que ce projet pharaonique ne se transformera pas en usine à gaz.
Il semble plus que temps de lancer le débat dans la profession sur ce que doit être le rôle de Mnémosyne, ses attributions et ses limites. Il aurait sans doute fallu commencer par là.
A moins que les notaires n'aient l'informatique qu'ils méritent ?
Une dernière remarque pour la recherche et la prospective dans la profession, qui semblent totalement absentes (faute de budget?)
