Le notaire assure la "conservation" des minutes (c'est à dire l'original) qu'il reçoit, pendant au moins 125 ans. Ensuite, il peut (son successeur), les déposer aux archives départementales.
Voilà pourquoi vous n'aurez jamais l'original, mais seulement une copie, de l'acte. C'est une sécurité. Tous les originaux sont dans un seul et même endroit, et ne risquent pas d'être dispersés.
Vous pourriez peut-être craindre que l'original soit détruit (incendie, inondation...). C'est rarissime (nombre de notaires ont déposé aux archives départementales, ou certains détiennent encore, des actes ou parchemins vieux de plusieurs centaines d'années). Et il est toujours possible de reconstituer l'original (une copie), à partir des formalités.
Dès qu'un acte est signé, le notaire a de nombreuses formalités à accomplir :
-il lui remet une ou plusieurs attestations de signature (obligatoire pour les appartements, avec mention de la superficie),
-l'acte est porté à un répertoire (c'est à dire résumé dans un registre), une copie de ce répertoire étant de plus déposée au tribunal chaque année,
-les mouvements comptables sont passés,
-de nombreuses copies ou extraits sont réalisés. Ainsi pour une vente simple :
'une copie (appelée expédition, et qui vous est ensuite destinée), est déposée au bureau des hypothèques, qui mentionne l'accomplissement de la formalité de publicité foncière, et le montant des droits perçus,
'une copie (appelée copie hypothécaire), qui sera conservée par le bureau des hypothèques,
'un extrait (appelé extrait d'acte), destiné à être copié en 4 exemplaires, et réparti entre différents services administratifs,
'un autre extrait, joint au relevé cadastral, et destiné au service du cadastre,
'une réquisition d'état hypothécaire, afin d'avoir connaissance définitive de la situation du vendeur,
'une notification au syndic de co-propriété (pour les appartements).
En cas d'emprunt, d'autres formalités sont à accomplir :
'délivrance d'une copie (appelée copie exécutoire) pour la banque,
'rédaction de 2 bordereaux (dits bordereaux d'inscription de privilège ou d'hypothèque, suivant les cas), destinés, l'un au bureau des hypothèques, l'autre, à la banque,
'notification à la compagnie d'assurance.
Le notaire dépose ensuite ces différents documents au service des hypothèques du lieu de situation de l'immeuble (ou à chaque bureau s'il y en a plusieurs), et acquitte les droits et impôts dus (droits de mutation, salaire du conservateur, état hypothécaire...).
Dans certains cas, l'acte doit en outre supporter une formalité intermédiaire supplémentaire, auprès des services de l'enregistrement.
Les services administratifs procèdent à différents contrôles, et retournent au notaire "l'expédition", avec le détail des sommes perçues. Cela peut demander de 3 semaines (pour les bureaux les plus rapides), à plusieurs mois, pour les cas simples. En outre, certains incidents ou demandes de rectifications (erreur de prénom, de date de naissance, de cadastre), peuvent amener à des formalités complémentaires.
Le notaire peut alors vous adresser votre "titre de propriété", et votre décompte définitif (et à l'archivage du dossier).
Voilà pourquoi votre notaire est aussi long, et ne peut vous remettre plus rapidement votre dossier.
Mais rassurez-vous, vous êtres malgré tout propriétaire dès la signature, même si vous n'êtes pas en possession de votre titre de propriété.
Les services administratifs procèderont de leur côté à la mutation du bien au nom de l'acquéreur, sur les différents fichiers.
Le notaire doit également assurer diverses formalités pour le compte du vendeur.
Il vérifie la situation du bien, et qu'il n'existe pas de saisie ou hypothèque en cours.
Il règle les emprunts éventuellement en cours, ainsi que les charges dues au syndic.
Il procède aux formalités de levée (mainlevée) des hypothèques et autres charges, du chef du vendeur ou des précédents propriétaires, s'il en existe.
Il reste à accomplir par les parties quelques démarches, directement :
-auprès de EdF (et GdF s'il y a lieu), pour la poursuite ou la modification des contrats en cours,
-auprès du service des eaux (généralement inutile dans les co-propriétés),
-auprès des assureurs du vendeur (résiliation) et de l'acquéreur (souscription d'un contrat).
Dans les biens en copropriétés, le bâtiment est assuré par le syndic, qui pourra communiquer à l'acquéreur l'étendue des risques couverts. Vous n'avez donc que vos risques locatifs à assurer.